Sie wollen endlich etwas Ordnung in Ihren Dokumenten schaffen und etwas aussortieren? Dann ist dabei höchste Sorgfalt geboten! Einige Dokumente sollten Sie Ihre Leben lang aufbewahren. Um welche Dokumente es sich dabei handelt, erfahren Sie hier!
Diese Dokumente niemals wegwerfen
Es gibt eine Vielzahl an Dokumenten, die ein Leben lang aufbewahrt werden sollten. Die Wiederbeschaffung nachdem Dokumente weggeworfen oder verloren wurden ist meist mit einigen Kosten verbunden.
1. Geburtsurkunde
Eine Geburtsurkunde weist den Vornamen, Geburtsdatum, Geburtsort und die Namen der Eltern eines Menschen aus. Sie wird vor allem für den ersten Ausweis, die Anmeldung zur Eheschließung und den Rentenantrag benötigt, und zwar im Original, beglaubigte Kopien von sog. “Personenstandsurkunden”reichen für behördliche Zwecke nicht aus. Da wundert es auch kaum, dass dieses Dokument ein Leben lang gut aufzubewahren ist.
Sollten Sie Ihre Geburtsurkunde oder die Ihres Kindes trotzdem aus Versehen verlegt haben, kann die Urkunde beim jeweiligen Standesamt erneut ausgestellt werden.
2. Ausweise und Pässe
Es dürfte wohl allgemein bekannt sein, dass es für Personen ab 16 Jahren eine Ausweispflicht in Deutschland gibt. Der Personalausweis dient dabei als Identitätsnachweis. Einen gültigen Personalausweis muss daher jeder immer bei sich führen. Abgelaufene Ausweise müssen zudem entsprechend entsorgt werden.
Reisepässe benötigt man grundsätzlich nur zum reisen außerhalb der Europäischen Union. Allein reisende Kinder benötigen jedoch auch innerhalb der EU einen sog. Kinderreisepass. Dies gilt auch für Alleinreisende Eltern mit Ihrem Kind, sind die Eltern geschieden und beide sorgeberechtigt.
Bei Verlust eines Ausweises oder eines Pass, muss dies der Polizei oder dem Bürfgeramt gemeldet werden.
Kosten bei Verlust:
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vorläufiger Ausweis – 28 Euro (gibt es beim Bürgerbüro sofort)
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regulärer Kinderausweis – 13 Euro
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Personalausweis – 37,00 Euro (22,80 Euro unter 24. Lebensjahr)
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Standard-Pässe – 60 Euro (37,50 Euro unter 24. Lebensjahr)
Wer bei einer Kontrolle keinen Personalausweis vorzeigen kann, muss mit einer Geldbuße bis zu 3.000 Euro rechnen.
3. Heiratsurkunde
Die Heiratsurkunde zählt ebenfalls zu den Dokumenten, die Sie niemals wegschmeißen oder verlieren sollten. Sie wird ein Leben lang aufbewahrt, meist im Familienstammbuch, welches zur Eheschließung oder Lebenspartnerschaft überreicht wird. Benötigt wird sie gegebenenfalls um beim Standesamt den neuen Familiennamen dokumentieren zu lassen. Zudem auch für neue Ausweispapiere oder für die Umschreibung von Versicherungspolicen. Beim Finanzamt wird Sie wichtig, wenn Sie und Ihr/e Partner:in die Steuerklasse wechseln wollen.
Behörden verlangen immer das Original, während Arbeitgeber oder die Bank oft nur eine Kopie fordert.
Ersatz bei einer verlorenen Heiratsurkunde kann beim jeweiligen Standesamt beantragt werden.
Kosten bei Verlust:
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10 Euro bis 14,50 Euro (je nach Bundesland)
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bei gewerblichen Urkundenvermittlern kommt eine Provision von 7 Euro hinzu
Scheidungsbeschluss
Auch der Scheidungsbeschluss muss ein Lebenslang aufbewahrt werden. Erst mit Rechtsvermerk des Gerichts – Siegel auf dem Beschluss – ist die Urkunde rechtskräftig. Dann können Geschiedene ihren Namen ändern oder neu heiraten. Auch im Erbfall wird die Urkunde wichtig, um den/die Ex-Partne:in als Erbe/Erbin auszuschließen.
Kosten bei Verlust:
- 30 Euro, kann vom Amts- oder Familiengericht neu ausgestellt werden
- dauert etwa sechs Monate
4. Sterbeurkunde und Erbschein
Eine Sterbeurkunde weist den Todestag eines Menschen nach und wird danach für die Abwicklung von Rechtsgeschäften des/der Verstorbenen, für die Sozialversicherungen und um einen Erbschein erstellen zu lassen benötigt. Daher muss diese Urkunde unbedingt für immer aufbewahrt werden. Zur Vorlage benötigt man meist das Original oder eine beglaubigte Kopie der Urkunde.
Kosten bei Verlust/mehrere Exemplare werden benötigt:
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10 Euro, Kann vom Standesamt am Sterbeort ausgestellt werden
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5 Euro, jedes weitere Exemplar
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Gebührenfrei, wenn es sich um Exemplare für das Sozialamt, Krankenkasse und Rentenversicherung handelt
Auch der Erbschein sollte ein Leben lang aufbewahrt werden, da auch nach Abwicklung des Erbes noch Ansprüche anderer Erben vorkommen können. Bei dem Tod eines Familienmitgliedes müssen sich Angehörige und Andere als Erben legitimieren. Den Erbschein benötigen Sie, wenn Sie Banknoten oder Immobilien im Grundbuch umschreiben lassen wollen, Geld aus einer Lebensversicherung ziehen möchten und um jegliche Rechtsgeschäfte abzuwickeln, die mit dem Verstorbenen geschlossen wurden.
Kosten bei Verlust:
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Je höher die Erbschaft, desto teurer der Erbschein
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kann beim Nachlassgericht neu beantragt werden
5. Testament
Beim Testament gilt: So Aufbewahren, dass es im Erbfall gut gefunden werden kann. Dabei empfiehlt es sich das Testament in die amtliche Verwahrung des Nachlassgerichts zu geben – schließt die Registrierung im zentralen Testamentregister der Bundesnotarkammer ein. Nur ein Testament kann die Erbfolge im Sinne des Verstorbenen regeln. Da es sich um eines der wichtigsten Dokumente handelt, ist nur ein Original gültig und rechtskräftig. Es sei denn der Erblasser kann beweisen, dass das Testament aus Versehen verloren Gegengen ist.
Bei Verlust:
der Verlust eines Testaments ist gravierend, da es keine Möglichkeit gibt es wiederzubeschaffen – ausgenommen es ist im zentralen Testamentregister. Sollte das Dokument tatsächlich verloren sein, kann unter Umständen der Wunscherbe nicht seine Rechte geltend machen, da die gesetzliche Erbfolge eintritt.
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